CANALES DE DENUNCIA CORPORATIVOS. ¿Cómo reportar conductas ilegales o infracciones graves en la empresa?

¿Qué es un canal de denuncias?

Los sistemas y canales de denuncia corporativos son herramientas fundamentales en la gestión de entidades y organizaciones, ya que permiten a los empleados y demás partes interesadas reportar irregularidades o conductas inapropiadas de manera confidencial y segura.

En otras palabras, un Canal de Denuncias es, habitualmente, una herramienta informática, o software especializada a medida, que permite comunicar, de manera confidencial y/o anónima y de manera simple y fácilmente accesible, las actividades y conductas potencialmente irregulares que puedan suponer un incumplimiento del Código de Conducta de la empresa y/o la posible comisión de un delito penal, así como infracciones administrativas graves.

Pero, conviene, desde nuestra experiencia internacional en la firma INTEDYA en asesoramiento a empresas de diferentes actividades y tamaños, aclarar la diferencia entre un canal de denuncias y un sistema de gestión de denuncias internas.

Como comentábamos, el canal de denuncias se refiere a la herramienta o plataforma específica a través de la cual los empleados y otras partes interesadas pueden presentar sus denuncias o reportar irregularidades. En definitiva, el canal de denuncias es la vía de entrada para recibir/comunicar/informar las denuncias, y su objetivo es proporcionar un medio seguro y confidencial para que las personas puedan hacer sus reportes con la garantía de que su datos de identificación van a ser protegidos..

Pero, por otro lado, el sistema de gestión de denuncias o sistema interno de información, tal y como lo define la ley española 2/2023, es un enfoque integral y estructurado que incluye no solo el canal de denuncias, sino también una serie de políticas, procesos y procedimientos  que aseguran la eficacia del sistema en su conjunto. Estos elementos incluyen:

• Políticas y procedimientos claros: Un sistema de gestión de denuncias internas debe contar con políticas y procedimientos bien definidos que establezcan cómo se deben presentar, registrar, investigar y gestionar las denuncias.
• Capacitación y concienciación: Es fundamental proporcionar capacitación regular a los empleados y otras partes interesadas para que conozcan el sistema de denuncias, comprendan la importancia de denunciar irregularidades y estén familiarizados con los pasos a seguir.
• Confidencialidad y protección del denunciante: El sistema debe garantizar la confidencialidad de los denunciantes y protegerlos de represalias. Esto implica establecer medidas de seguridad y políticas claras que salvaguarden la identidad del denunciante.
• Investigación y seguimiento: Un sistema eficaz debe contar con procesos de investigación imparciales y rigurosos para evaluar las denuncias recibidas. Además, se deben establecer mecanismos para dar seguimiento a las denuncias, comunicar los resultados de las investigaciones y tomar las medidas necesarias para abordar las irregularidades.
• Medidas disciplinarias ante infracciones, intentos de represalias a denunciantes y también ante las denuncias de “mala fe”.
• Mejora continua: El sistema de gestión de denuncias internas debe ser dinámico y estar sujeto a revisión y mejora continua. Esto implica evaluar regularmente el funcionamiento del sistema, analizar las tendencias de las denuncias recibidas y tomar acciones correctivas para prevenir futuras irregularidades. 

Es muy importante destacar que disponer de un canal de denuncias es una medida fundamental siempre dentro de un sistema de gestión de denuncias internas, ya que no es suficiente por sí solo.

Para garantizar la efectividad y el cumplimiento de los objetivos éticos y legales, es necesario implementar un sistema completo que incluya todos los elementos mencionados anteriormente.

INTEDYA, con su experiencia internacional en asesorar a empresas de diferentes sectores, puede ayudar en el diseño y la implementación de un sistema de gestión de denuncias adaptado a las necesidades y características específicas de cada organización, incluyendo, gracias a su potente herramienta informática SOFIDYA, posiblemente el mejor gestor informático para recepción de denuncias, más conocido como el “canal de denuncias”, totalmente personalizado para el cliente y su sistema de gestión de denuncias.

Estos sistemas de gestión de denuncias, con sus correspondientes canales de denuncias corporativos, son especialmente relevantes en el ámbito laboral, donde se recogen las "denuncias en el trabajo". En este sentido, INTEDYA, con su amplio bagaje y experiencia en asesoramiento a entidades durante años, ha contribuido al desarrollo y la implementación de múltiples sistemas de gestión de denuncias con los que promover la transparencia y la ética en las organizaciones.

Uno de los principales objetivos de los canales de denuncia corporativos que forman parte del sistema de gestión de denuncias, es brindar a los empleados y a otras partes interesadas una vía de comunicación segura y confidencial para reportar cualquier irregularidad o conducta ilegal que observen en el entorno laboral y profesional.

Es importante destacar que los canales de denuncia corporativos deben garantizar la confidencialidad de la información proporcionada. Por lo tanto, es común que exista la opción de realizar una "denuncia anónima" o “anonimizada” para proteger la identidad del denunciante. Esto fomenta la participación de las personas que podrían temer represalias o consecuencias negativas por su revelación.

Los procedimientos de denuncia interna establecen cómo se gestionan y procesan las denuncias recibidas. Esto implica definir claramente los pasos a seguir para evaluar, investigar y resolver las irregularidades reportadas, así como garantizar la confidencialidad de la información y proteger los derechos de los denunciantes frente a cualquier tipo de riesgo de represalia. 

Es fundamental que las organizaciones tengan políticas de Whistleblowing bien definidas y comunicadas, que describan los procesos de denuncia, los derechos y protecciones ofrecidas a los denunciantes, así como las posibles consecuencias para aquellos que realicen denuncias falsas de mala fe. 

Aquellos que necesiten reportar conductas irregulares en la empresa pueden seguir distintos pasos para hacerlo de manera efectiva:

1. Primero, deben identificar el canal de denuncia corporativo o la línea de denuncia confidencial ofrecida por la organización.
2. A continuación, deben recopilar la mayor cantidad de información y pruebas posibles sobre la irregularidad o conducta inapropiada. 
3. Luego, se debe presentar la denuncia de manera clara y precisa a través de los medios proporcionados por el canal de denuncia.
4. En caso de que se desee preservar el anonimato, seleccionar la opción de comunicación ANONIMA y evitar, en la descripción de los hechos comunicados, dar información que permita identificarle de una forma obvia.
5. Para mayor seguridad, y evitar que se pueda rastrear la localización IP del denunciante o similares, se recomienda usa navegadores como TOR https://www.torproject.org/es/, que evita los rastreos de origen.

Es importante recordar que los denunciantes tienen derechos y están protegidos por la ley en muchos países, por lo que no deben temer represalias por su acto de denunciar. 

En conclusión, los canales de denuncia corporativos son herramientas esenciales en la gestión de organizaciones y entidades. Permiten a los empleados y partes interesadas reportar irregularidades de manera confidencial y segura. Los procedimientos de denuncia interna, las políticas de Whistleblowing y las garantías de protección para los denunciantes son aspectos clave en el diseño del canal de denuncias de la empresa, que en todo caso es una herramienta, seguramente la más visible, del sistema de gestión de denuncias que la empresa necesita disponer e implementar para ser eficaz a la hora de gestionar esta información de enorme valor para su mejora continua y su desempeño.

¿Cómo debe ser un canal de denuncias de una empresa?

Un canal de denuncias de una empresa para ser efectivo debe ser diseñado de manera cuidadosa y estratégica para garantizar su eficacia y promover la transparencia en las organizaciones.

INTEDYA, gracias a su sólida y dilatada experiencia en asesoramiento y consultoría en estos temas, así como gracias a su potente herramienta informática SOFIDYA, posiblemente el mejor software especializado para implementar sistemas de gestión de denuncias y los canales de denuncias corporativos asociados a los mismos, proporciona las herramientas y conocimientos necesarios para establecer un canal de denuncias corporativo robusto y confiable, integrado como una herramienta visible del sistema de gestión de denuncias eficaz en la empresa.

A continuación, se presenta una lista de elementos clave que deben considerarse al diseñar un canal de denuncias en la empresa, teniendo en cuenta la experiencia adquirida por INTEDYA y la capacidad de personalización disponible en la implementación de SOFIDYA en cada empresa cliente:

1. Confidencialidad: Un canal de denuncias corporativo debe asegurar la confidencialidad de los denunciantes y la información proporcionada. Esto implica utilizar tecnologías y procesos que garanticen la protección de la identidad del denunciante, como la opción de realizar denuncias anónimas.
2. Accesibilidad: El canal de denuncias de la empresa debe ser fácilmente accesible para todos los empleados y partes interesadas. Esto puede lograrse mediante diferentes opciones de comunicación, como formularios en línea, correos electrónicos, líneas telefónicas directas y, idealmente, una plataforma digital intuitiva como la ofrecida por SOFIDYA.
3. Procedimientos claros: Es fundamental establecer procedimientos claros y bien definidos para el manejo de las denuncias. Disponer de un sistema de gestión de las denuncias eficaz. Esto incluye definir y documentar los pasos a seguir, el flujo de trabajo, los plazos para la investigación y la resolución de las denuncias, así como la comunicación con los denunciantes.
4. Capacitación y concientización: Adicionalmente, dentro del sistema de gestión de denuncias, las organizaciones deben brindar capacitación y concientización regular a sus empleados sobre la existencia del canal de denuncias, cómo utilizarlo y la importancia de denunciar conductas inapropiadas. En INTEDYA ofrecemos programas de formación adaptados a las necesidades específicas de cada organización.
5. Proceso de investigación imparcial: Es esencial que las denuncias recibidas a través del canal de denuncias de la empresa sean investigadas de manera imparcial y objetiva. Las organizaciones deben contar con personal capacitado y experimentado en la gestión de investigaciones internas para garantizar que se lleven a cabo de manera adecuada.
6. Comunicación efectiva: Se debe establecer una comunicación efectiva con los denunciantes, informándoles sobre el progreso de las investigaciones y las acciones tomadas. Esto ayuda a generar confianza y demostrar el compromiso de la organización con la transparencia y la ética.
7. Protección de los denunciantes: Los denunciantes deben recibir protección y garantías contra represalias. Es fundamental establecer políticas claras que prohíban cualquier forma de represalia y proporcionar medidas de seguridad para salvaguardar su bienestar.
8. Evaluación y mejora continua: Los canales de denuncias de las empresas, y los sistemas de gestión de denuncias en su conjunto, deben ser objeto de evaluación y mejora continua. INTEDYA, con su software especializado SOFIDYA, ofrece servicios integrales que incluyen la auditoría y consultoría para evaluar la eficacia del sistema de gestión de denuncias, así como del canal de denuncias disponible en la empresa cliente, y sugerir mejoras con base en las mejores prácticas y estándares internacionales.

¿Cuándo es obligatorio tener un canal de denuncias?

La obligatoriedad de contar con un robusto y eficaz sistema de gestión de denuncias, y con ello de la herramienta más visible que forma parte del mismo, el canal de denuncias corporativo varía de un país a otro y depende de la legislación y regulaciones específicas de cada jurisdicción. Sin embargo, la tendencia global es promover la implementación de estos sistemas de gestión y de estos canales de denuncias en las empresas, como una herramienta fundamental para fomentar la transparencia, la ética y la prevención de conductas ilícitas en las organizaciones.

INTEDYA, con su amplia experiencia en asesoramiento a clientes en todo el mundo, ha sido testigo de la creciente adopción de sistemas de gestión de denuncias y de canales de denuncias en empresas, tanto en países donde su implementación es obligatoria como en aquellos donde es una elección voluntaria por parte de las empresas. En muchos casos, las empresas eligen implementar un canal de denuncias corporativo como parte de su sistema de gestión de denuncias, incluso cuando no es obligatorio debido a los numerosos beneficios que ofrece.

En países como Estados Unidos, el Reino Unido y muchos países de Latinoamérica y de la Unión Europea, existen regulaciones que establecen la obligatoriedad de contar con sistemas de gestión de denuncias y de sus correspondientes canales de denuncias de las empresas en determinados sectores o para ciertos tipos de organizaciones, como las que cotizan en bolsa o las instituciones financieras.

Estas regulaciones, como la Ley Sarbanes-Oxley en Estados Unidos o la Directiva de Protección de los Denunciantes en la Unión Europea, buscan fortalecer la integridad corporativa y proteger a los denunciantes.

Sin embargo, incluso en países donde no hay una obligación legal expresa, muchas empresas eligen implementar sistemas de gestión de denuncias y disponer de canales de denuncias corporativos como parte de su estrategia de gestión de riesgos y responsabilidad social corporativa.

Los beneficios de contar con un sistema de gestión de denuncias y con ello de un eficaz canal de denuncias en la empresa, van más allá del cumplimiento normativo y, por nuestra amplia experiencia, podemos afirmar que en muchos casos incluyen:

• Detección temprana de irregularidades: Los canales de denuncias en las empresas eficaces brindan a los empleados y partes interesadas una vía segura para reportar conductas inapropiadas o ilegales. Esto permite identificar y abordar los problemas de manera temprana, evitando que se conviertan en situaciones más graves que puedan afectar la reputación y la sostenibilidad de la empresa.
• Prevención de pérdidas económicas: Al facilitar la denuncia de fraudes, malversaciones o cualquier otra actividad ilegal, los canales de denuncias corporativos contribuyen a prevenir pérdidas económicas significativas para las organizaciones. La detección temprana de irregularidades permite tomar medidas correctivas y minimizar el impacto financiero.
• Fomento de la cultura ética: La existencia de un canal de denuncias en la empresa, así como de su correspondiente sistema de gestión de denuncias internas, refuerza la cultura ética dentro de la organización, enviando un mensaje claro de que las conductas ilegales o inapropiadas no serán toleradas. Esto ayuda a construir la confianza de los empleados y fortalece los valores corporativos.
• Protección de la reputación: La reputación de una empresa es un activo invaluable. Un sistema de gestión de denuncias en la empresa efectivo puede ayudar a identificar y abordar situaciones que podrían dañar la reputación de la empresa, brindando la oportunidad de tomar acciones correctivas y mitigar los posibles impactos negativos en la imagen y la marca.
• Cumplimiento normativo: Aunque la obligatoriedad de contar con un sistema de gestión de denuncias y el correspondiente canal de denuncias en la empresa puede variar, muchas empresas optan por implementarlo como parte de su enfoque proactivo para cumplir con las regulaciones y estándares internacionales. INTEDYA ha trabajado con clientes en diferentes países, asesorándolos en la adaptación de sus canales de denuncias corporativos y de sus sistemas de gestión de denuncias a las normativas específicas de cada jurisdicción, como la Directiva de Protección de los Denunciantes en la Unión Europea, o leyes locales de prevención del lavado de dinero y la corrupción.
• Transparencia y ética: La implementación de un sistema de gestión de denuncias y de su correspondiente canal de denuncias en la empresa demuestra el compromiso de una empresa con la transparencia y la ética. Esto ayuda a construir una cultura organizacional sólida y a generar confianza entre los empleados, clientes, inversores y otras partes interesadas. INTEDYA ha trabajado con empresas para fortalecer su cultura ética a través de la implementación de canales de denuncias, proporcionando capacitación y concienciación sobre la importancia de denunciar conductas inapropiadas.
• Prevención de pérdidas y daños reputacionales: Los sistemas de gestión de denuncias, y el correspondiente canal de denuncias en la empresa, son una herramienta efectiva para prevenir y detectar fraudes, irregularidades financieras, malversaciones y otras prácticas ilegales que pueden causar pérdidas económicas significativas. Además, ayudan a identificar riesgos reputacionales antes de que se conviertan en crisis, permitiendo a las empresas tomar medidas correctivas oportunas. INTEDYA ha colaborado con organizaciones para establecer procesos de investigación imparciales y rigurosos, garantizando la confidencialidad de las denuncias y protegiendo los derechos de los denunciantes.
• Mejora continua y gestión de riesgos: Los sistemas de gestión de denuncias y el correspondiente canal de denuncias en la empresa no solo son herramientas de reporte, sino también una fuente valiosa de información para la mejora continua de los sistemas de control interno y la gestión de riesgos. INTEDYA ha asesorado a empresas en la revisión y análisis de las denuncias recibidas, identificando patrones y tendencias que permiten fortalecer los mecanismos de prevención y control, así como implementar medidas correctivas específicas.

En resumen, aunque la obligatoriedad de contar con un sistema de gestión de denuncias y de su correspondiente canal de denuncias corporativo puede variar según la legislación de cada país, muchas empresas optan por implementarlo como parte de su enfoque proactivo para promover la transparencia, la ética y la prevención de conductas ilícitas.

Además de cumplir con las regulaciones y estándares internacionales, la implementación de un sistema de gestión de denuncias efectivo brinda beneficios como la detección temprana de irregularidades, la protección de la reputación, el fomento de una cultura ética, la prevención de pérdidas económicas y la mejora continua de la gestión de riesgos.

La experiencia de INTEDYA en el asesoramiento para implementar sistemas de gestión de denuncias y establecer en los mismos canales de denuncia adecuados a cada empresa cliente, gracias a la implementación personalizada de SOFIDYA, permiten ofrecer soluciones integrales y personalizadas en la implementación de sistemas de gestión de denuncias para empresas en todo el mundo.

A continuación, presentamos una tabla que indica para determinados países en los que INTEDYA cuenta con presencia directa, la normativa aplicable en cada uno de ellos en relación con los sistemas de gestión de denuncias y a los canales de denuncia y las empresas y entidades que tienen obligación legal a este respecto:

Equipo Editorial Central Internacional Intedya

Revisión: D. Iván Martínez López - Experto en gestión de riesgos, compliance, buen gobierno y control interno